Afspraken maken met vrijwilligers

Het is belangrijk dat  er goede afspraken worden gemaakt tussen organisatie en vrijwilliger. Hieronder volgen belangrijke onderwerpen die daarbij aan de orde komen.
 
Proefperiode
Een wederzijdse proefperiode is voor beide partijen belangrijk; zowel organisatie als vrijwilliger kunnen kijken of het goed gaat. Aan het eind van de proefperiode kunnen definitieve afspraken worden gemaakt.

Doelstelling
De doelstelling van de organisatie en de plaats/functie van de groep of afdeling waar de vrijwilliger komt te werken moet duidelijk worden gemaakt. De vrijwilliger moet hier achter kunnen staan.
 
Werkzaamheden
Geef een omschrijving van het werk dat van de vrijwilliger wordt verwacht, en een concrete beschrijving van de taken waaruit het vrijwilligerswerk bestaat. Vermeldt in de overeenkomst dat het om vrijwilligerswerk gaat waarvoor de vrijwilliger (buiten een onkostenvergoeding) geen betaling ontvangt.

Werktijden, vakantie en opzegtermijn
Maak van te voren duidelijke afspraken over (vaste) werktijden en over de voorkeur en beschikbaarheid van vrijwilligers.
Spreek af wat vrijwilligers moeten doen wanneer ze ziek zijn of plotseling niet kunnen komen.

Spreek duidelijk af op welke termijn vakanties moeten worden doorgegeven, in verband met de werkplanning. Neem hierin mee hoe lang een vrijwilliger maximaal gemist kan worden vanwege vakantie.

Bij veel vrijwilligerswerk is een opzegtermijn bij vertrek wenselijk. Het is in ieder geval nodig om het werk goed over te dragen of af te ronden. Maak daar dus goede afspraken over.

Overleg en inspraak
Vrijwilligers vinden het meestal prettig om mee te kunnen praten over het beleid van een organisatie. Zijn er veel vrijwillige medewerkers, dan is een aparte vrijwilligersvergadering aan te bevelen. Vrijwilligers kunnen daar samen een standpunt bepalen. De status van de vrijwilligersvergadering (adviserend, op sommige terreinen beslissend) moet duidelijk zijn.

Kritiek op betaalde medewerkers zou bespreekbaar moeten zijn, net als het functioneren van de vrijwilligers.
Tenslotte kun je ook de vrijwilligers betrekken bij de selectie van (zowel betaalde als onbetaalde) nieuwe medewerkers en bestuursleden.

Evaluatie
Het is goed om in een evaluatiegesprek te letten op eventuele suggesties van de vrijwilliger, bijvoorbeeld om zaken wat anders aan te pakken dan volgens de gebruikelijke werkwijze. Soms kan een frisse kijk op het werk tot verrassende ideeën leiden.

Vrijwilligersovereenkomst
Zowel voor organisaties als vrijwilligers is het goed om alle afspraken op papier te zetten. Weliswaar heeft zo’n overeenkomst niet dezelfde betekenis als een officieel arbeidscontract, het schept wel duidelijkheid. Het dient als bevestiging dat het vrijwilligerswerk niet vrijblijvend is, en dat het zowel van de kant van de vrijwilliger als van de organisatie verplichtingen met zich meebrengt.

mensen